5 pași cheie pentru a face inventarierea mai ușoară și pentru a vă gestiona inventarul mai eficient

1. Definiți și organizați spațiile de depozitare

Acesta este primul pas către o organizare optimă. O bună planificare a zonelor de depozitare reduce erorile și facilitează numărarea produselor.

Identificați-vă zonele, aici sunt câteva exemple: proaspete, congelate, uscate, igienice etc.

Apoi împărțiți în subzone, de exemplu pentru produsele proaspete: 

• Taxe
• Fructe și legume
• Creamery
• Carne
• Pește
• etc.

Când vine vorba de organizare, urmați aceste principii cheie:

• Sortați după BBD folosind metoda FIFO(primul intrat, primul ieșit) pentru a evita pierderile și risipa.
• Puneți obiectele grele la îndemână pentru a optimiza procesul.
• Asigurați-vă că zonele de depozitare sunt ușor accesibile. Evitați depozitarea la înălțime (sau asigurați o cale ușoară de acces).

2. Optimizarea depozitării pentru fiecare tip de stoc

Spațiile de depozitare bine organizate facilitează inventarierea permanentă și controlul stocurilor.

• Creați un plan al zonelor de depozitare.
• Adaptați exponatele la caracteristicile fiecărei zone (umiditate, frig etc.). De exemplu, dacă este rece sau umed, utilizați suporturi din plastic sau metal.
• În cele din urmă, planificați un afișaj specific pentru produsele dvs. strategice (de mare folosință și/sau valoare ridicată) cu, de exemplu, culori diferite.

Această organizare facilitează procedurile de numărare și reduce erorile. După ce v-ați organizat stocul, este timpul să îl verificați.

3. Planificați-vă stocurile în funcție de nevoi și de tipul de articol

Inventarierea periodică și regulată a stocurilor este o parte vitală a gestionării restaurantului dumneavoastră: numai având o imagine clară a stocurilor dumneavoastră puteți îmbunătăți costurile materialelor. 

• Cel puțin, o verificare a stocurilor în fiecare lună. 
• Un inventar săptămânal pentru produsele dvs. strategice, de mare valoare, pentru a identifica supraconsumul de materii prime. Aceste rapoarte de inventar, împreună cu mișcările stocurilor în timp real, vă permit să analizați pierderile în detaliu, să vizualizați discrepanțele și să detectați anomaliile direct la sursă.
• Un inventar bisăptămânal pentru produsele pe care le comandați cel puțin o dată pe săptămână.

Studiu de caz pentru un restaurant de burger:

• Săptămânal: friptură (sau alte proteine), brânză, chifle...
• Bisăptămânal: sosuri, legume...
• Lunar: băuturi, ambalaje...

În cele din urmă, definiți un moment al zilei în care se efectuează inventarierea: acesta poate fi înainte de începerea serviciului sau la sfârșitul serviciului. Alegeți un moment în care inventarierea nu va fi întreruptă pentru a limita riscul de eroare.

Acum că știți când veți face inventarul, decideți cum veți monitoriza progresul acestuia.  

{{banner_leadmagnet}}

4. Creați un instrument de raportare a stocurilor și de monitorizare a evoluției acestora

Utilizarea unui software de gestionare vă permite să monitorizați și să optimizați fluxurile de mărfuri în mod digital. Acesta vă va permite să păstrați o evidență a datelor și să le analizați pentru a vă adapta comenzile. 

Nu uitați să detaliați inventarele cu cele mai relevante informații:

• Toate referințele din lista dvs. de prețuri
• Zone de depozitare pentru fiecare referință
• Inventar recurent pentru fiecare produs 
• Diferitele tipuri de ambalare a produselor (unitate, pachet, cutie, kg etc.) 

În cele din urmă, procurați-vă un cântar pentru a putea ține mai ușor evidența produselor pe care le comandați în funcție de greutate.

Organizarea și rigoarea vor fi esențiale pentru succesul inventarelor dumneavoastră. Aceleași inventare vă vor oferi o imagine clară a stocurilor dumneavoastră, astfel încât să puteți plasa comenzile corecte. 

Foile de calcul Excel sunt dificil de completat și conduc la erori în declarațiile de inventar. Prin simplificarea inventarelor dvs. cu un instrument precum Inpulsenu mai este o bătaie de cap să efectuați un inventar și, în sfârșit, este posibil să configurați rapoarte regulate privind stocurile.

Descoperiți funcționalitatea inventarului cu mai multe unități disponibilă în aplicația Inpulse. Solicitați o întâlnire cu un expert.

5. Adăugați valoare acțiunilor dvs. și analizați-o

Acum că ați făcut inventarul, este important să mergeți un pas mai departe și să vă analizați stocurile. Iată câteva întrebări pe care să vi le puneți: 

• Stocul meu a crescut în valoare și cantitate?
• A crescut sau a scăzut procentul meu de pierdere?
• Care este diferența dintre consumul meu teoretic și consumul meu real?

Trebuie să vă analizați stocul având în vedere cel puțin 2 puncte de stoc

Trebuie să luați în considerare variația cantității din stoc (+15 Steak, de exemplu). Această variație trebuie ponderată cu cantitatea comandată între cele două stocuri. În caz contrar, valoarea stocului se modifică în funcție de cantitate (logic), dar și în funcție de variația prețului produsului.

Exemplu: Am 22 de fripturi (+15) în stoc față de săptămâna precedentă, iar prețul fripturii mele a crescut de la 1 EUR la 1,10 EUR. Aceasta înseamnă că valoarea stocului meu de fripturi a crescut de la 7 EUR la 27,50 EUR (în loc de 25 EUR dacă valoarea produsului nu ar fi crescut).

Calea de analiză: Stocul de fripturi crește atât în cantitate, cât și în valoare. Ar trebui să-mi ajustez comenzile astfel încât stocul să nu crească din nou și să evit pierderile.

Inventarul vă permite, de asemenea, să vă cuantificați pierderile

Și aici, ideea este de a vedea cantitatea și valoarea pierderilor și de a urmări modificările de la un inventar la altul.

Exemplu: Am aruncat 2 kg de salată la S-1 și 1 kg săptămâna aceasta. Prețul a rămas același, de 2 €/kg.

Pista de analiză: Am ajustat cantitățile comandate și am limitat pierderile.

Ultimul element este esențial pentru rafinarea analizei primelor două. În primul rând, trebuie să vă definiți consumul teoretic, care se bazează pe fișele dvs. tehnice.

Exemplu pentru un cheeseburger:

• 1 Bun
• 2 felii de brânză Cheddar
• 1 friptură
• 10g Ketchup
• 5g ceapă
• 3 castraveți

Dacă vând 10 cheeseburgeri, consumul meu teoretic este următorul : 

• 10 chifle
• 20 felii de brânză Cheddar
• 10 fripturi
• 100 g Ketchup
• 50 g ceapă
• 30 Castraveți

Stocul meu la S-1 era de 7 fripturi. Am comandat 30, adică un stoc pentru săptămâna mea de 37. Consumul meu teoretic este de 10 fripturi, adică un stoc teoretic de 27, dar mi-au rămas 22 (consum real).

Prin urmare, am o diferență de 5 pe care trebuie să o analizez cu echipele mele (friptură pierdută, arsă, căzută etc.). Deoarece prețul unei fripturi este de 1,20 €, există și o diferență de valoare de 11 €.

Urmând acești 5 pași, vă puteți îmbunătăți procesele de inventariere, reduce risipa și asigura optimizarea eficientă a stocurilor. Adoptați instrumentele de gestionare potrivite pentru a monitoriza cu regularitate și acuratețe nivelurile stocurilor.

Evaluarea acțiunilor poate părea complicată, Inpulse vă facilitează accesul la datele privind stocurile și interpretarea acestor analize în doar câteva minute. Puteți analiza în funcție de punctul de vânzare: nivelul actual al stocurilor, nivelul estimat al stocurilor, diferența dintre nivelul teoretic și cel real al stocurilor, transferurile de stocuri, analiza pierderilor de produse finite pentru a identifica pierderile de marjă și a lua măsurile necesare pentru a le reduce.

Sperăm că acest articol vă va ajuta să vă ocupați de inventare în deplină liniște. Am organizat recent un webinar cu Pitaya pentru a împărtăși sfaturi practice cu privire la modul de îmbunătățire a gestionării stocurilor, vorbitorii împărtășindu-și cele mai bune practici pentru inventarierea regulată a stocurilor.

Iată un extras din webinar, pentru a viziona reluarea integrală, faceți clic aici.

‍